Quer ter festas universitárias incríveis? Veja como!

7 minutos para ler

As festas universitárias já fazem parte do cotidiano das faculdades. Em todo o país, há eventos durante o ano repletos de estudantes que procuram relaxar, conhecer novas pessoas e se divertir.

Muito melhores que as promessas de “American Pie”, essas realizações são cada vez mais populares. Quando bem organizadas, funcionam como uma forma de integrar os estudantes e aumentar a renda da atlética. Top demais, não é?

Se você quer organizar eventos memoráveis que serão assunto nas salas de aula, veja dicas imperdíveis que vão tornar suas festas ainda melhores!

Entenda como elas funcionam

Para que a experiência seja única, vamos compreender como as festas funcionam. Além da parte que inclui muita diversão, não podemos nos esquecer de outros pontos fundamentais.

Devemos começar pelo número de participantes. Organizada pela atlética, é comum que ela seja voltada para o curso (ou cursos) que representa. Mas nada impede o pessoal de outra graduação de vir curtir, certo?

Além dos veteranos, há os calouros de cada semestre. Então, o total de convidados vai de algumas dezenas a centenas. Tudo depende do espaço, da organização e das preferências em cada faculdade. Fique de olho!

Para ter uma festa inesquecível, é recomendado contar com diversos atrativos. Quando a atlética tem uma bateria, é comum que ela seja uma das atrações, com muito ritmo e animação. Também há a oportunidade de contratar DJs, MCs, grupos de pagode, duplas de sertanejo (universitário, é claro) e assim vai. No ambiente, ainda rolam outras formas de entretenimento, como os locais para fotos.

E, logicamente, não podemos ignorar o ponto alto de qualquer festa universitária: a bebida! Não tem como negar que o álcool é o combustível dessas realizações, inclusive com propostas open bar. Além da cerveja, ainda dá para apostar na vodka e em drinques diversos. As comidas são menos comuns, mas quando aparecem incluem petiscos e lanches rápidos, só para matar a fome.

Bora ficar de olho e anotar tudo isso para criar um evento de sucesso e que vai elaborar momentos inesquecíveis!

Escolha boas datas para festas universitárias

Depois de entender como tudo funciona, temos que citar um ponto fundamental: a data. Afinal, ninguém merece ir a uma festa e estar preocupado com a prova de Cálculo do dia seguinte ou com o laboratório de Anatomia às 8 horas da manhã, certo?

Para que o evento bombe, o melhor é selecionar os dias clássicos, como sexta-feira e sábado. Também vale apostar em vésperas de feriados e datas que coincidam com alguma folguinha no curso, como uma semana acadêmica. No final do semestre, há mais tranquilidade até para escolher algo no meio da semana.

Só fique de olho para não competir com grandes eventos, certo? Se vai ter aquele show incrível na cidade ou um festival em que toda a galera vai, a festa da faculdade vai ser ignorada. Então, pegue o calendário e defina datas estratégicas.

Crie um planejamento completo

Todas as festas universitárias de sucesso compartilham uma característica: o bom planejamento. Não ache que é só aparecer no lugar que tudo estará pronto. Qualquer realização bem sucedida é fruto de semanas ou até meses de preparação, então não dá para vacilar.

Com a data em mãos, a atlética deve definir as qualidades do evento. Se ele for no final de outubro, uma festa de Halloween tem tudo a ver. No começo do ano, perto do Carnaval, uma micareta é uma ótima opção. Há muitos outros temas e, a cada dia, é mais comum ver festas com essas características. Mas, se preferir, também dá para apenas elaborar uma cervejada ou choppada.

Na sequência, é preciso estipular responsabilidades. Como essa é uma tarefa da Diretoria de Eventos, recomendamos selecionar os membros para que cada um faça um pouquinho. Ao contrário das listas de presença de algumas disciplinas, não dá para só “chegar e assinar o nome”, não é?

E para que a atlética não fique no vermelho, é essencial estipular um orçamento. Defina para quantas pessoas será o evento, quanto cada “setor” vai receber e qual será o valor do ingresso (e de seus lotes). Com os números redondos, dá para desenrolar tudo.

Faça cotações com os fornecedores

Na parte comercial, é importante ficar de olho para fazer bons acordos e não ficar no prejuízo. O truque é simples: cotar com diversos fornecedores. Essa pesquisa pode dar trabalho inicialmente, mas valerá a pena mais tarde.

Procure, por exemplo, distribuidoras de bebidas. Pesquise quais são os preços para o volume estimado, de acordo com o público. Veja se eles realizam a entrega e se há descontos para grandes valores. Se houver a possibilidade de consignação (ou seja, só será pago o que for consumido), melhor ainda.

Depois, é hora de partir para o orçamento do local. Saiba o quanto custa alugar a boate, a chácara ou mesmo o espaço aberto. Dê aquela choradinha básica para conseguir um desconto e tornar a atividade ainda melhor. Só tenha a certeza de que no local cabem todos os convidados, ok?

A cotação do entretenimento e da estrutura também é fundamental. Veja quanto cobram o DJ, o grupo musical, a empresa de iluminação, o negócio de banheiros químicos, a contratação de seguranças, e assim por diante.

Com todos os preços cotados, é hora de negociar. Escolha os fornecedores com bom preço e ótima qualidade e apresente as condições melhores que foram obtidas. Nessa brincadeira, dá para garantir bons resultados para as festas universitárias!

Fique de olho na necessidade de alvará

Já pensou se você começar a receber a galera e, então, a polícia interromper e suspender tudo? Maior B.O., não é? Mas saiba que isso pode acontecer se a atlética não providenciar o alvará para eventos.

O processo é meio chatinho e burocrático, mas dá para pedir uma ajuda ao acadêmico de Direito — melhor ainda se esse for o seu curso. O processo de liberação é feito pela Prefeitura e também exige um laudo do Corpo de Bombeiros e o pagamento de uma taxa. Também é importante conferir a necessidade de pagamento da taxa do ECAD.

Mesmo sendo uma burocracia, é essencial. Então, inclua essa etapa na organização para não correr o risco de encarar surpresas desagradáveis.

Capriche na divulgação

As festas universitárias só são inesquecíveis e um sucesso se contarem com a participação de bastante gente, concorda? Por isso, não podemos nos esquecer da importância da divulgação.

Para mandar bem, o melhor é apostar nas redes sociais. Crie um evento no Facebook, uma hashtag no Instagram e bombe de publicações. Elabore artes estilosas e divulgue todas as informações importantes.

Para acelerar a venda de ingressos, vale criar lotes promocionais, com preços menores no começo. Além disso, faça o sorteio de ingressos para que mais gente fique sabendo.

E agora, um prêmio para você que chegou até aqui! Para te ajudar na gestão do seu evento, faça o download da nossa planilha especial para atléticas e estime custos, projete o faturamento, acompanhe os rendimentos com as vendas e muito mais!

E se quiser que os seus amigos também tenham acesso a esse material, compartilhe esse post nas suas redes sociais os marcando na publicação.

Posts relacionados

Deixe um comentário